1. Schutz von personenbezogenen Daten

Das Notariat bearbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grund der  erteilten Einwilligung bzw. zur Ausführung des erteilten Mandats zu den vereinbarten Zwecken oder wenn eine sonstige rechtliche Grundlage (im Sinn der DSGVO) vorliegt. Es werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben, die für die Durchführung und Abwicklung der notariellen Aufgaben und Leistungen erforderlich sind oder die freiwillig zur Verfügung gestellt werden. Betreffend die in § 36a Abs. 1 NO genannten Geschäfte (zB Liegenschaftstransaktionen, gesellschaftsrechtliche Vorgänge) geltend für uns besondere rechtliche Pflichten gemäß der Notariatsordnung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung (insbesondere §§ 36a - 36f NO). Die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage der NO zu Zwecken der Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung ist als Angelegenheit von öffentlichem Interesse gemäß der DSGVO anzusehen.

2. Recht auf Auskunft und Löschung (Betroffenenrechte)

Betroffene haben das Recht auf Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Widerspruch, Datenübertragung, Einschränkung der Bearbeitung sowie Sperrung oder Löschung unrichtiger/unzulässig verarbeiteter Daten. Einschränkungen können sich aus der den Notar treffenden Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß § 37 NO ergeben.
Betroffene haben auch das Recht, eine allenfalls erteilte Einwilligung zur Nutzung der personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Zur Geltendmachung der zustehenden Betroffenenrechte (Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und/oder Datenübertragung) ist Herr Mag. Martin Schubert Ansprechpartner.
Sofern die Betroffenen der Auffassung sind, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch das Notariat gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt oder die datenschutzrechtlichen Ansprüche in einer anderen Weise verletzt worden sind, besteht die Möglichkeit, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzubringen. Dies ist in Österreich die Datenschutzbehörde.

3. Verwendung von Daten – Sicherheit

Die dem Notariat zur Verfügung gestellten Daten werden nicht für andere Zwecke als durch den Mandatsvertrag oder durch Einwilligung oder sonst durch eine Bestimmung im Einklang mit der DSGVO gesteckten Zwecke verarbeitet. Davon ausgenommen ist die Nutzung für statistische Zwecke, sofern die zur Verfügung gestellten Daten anonymisiert wurden.
Das Notariat hat dem Stand der Technik entsprechende organisatorische und technische Vorkehrungen getroffen, um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten (Schutz gegen missbräuchliche Verwendung sowohl von Innen als auch von Außen (etwa durch Firewalls, Verschlüsselungen, Zugriffsberechtigungen, etc.). Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass durch vom Notariat nicht verursachte Fehler bei der Datenübertragung oder auch unautorisiertem Zugriff durch Dritte (Hacker, etc.) Informationen von anderen Personen eingesehen oder genutzt werden. Dafür übernimmt das Notariat keine Haftung, sofern diese missbräuchliche Verwendung nicht von diesem schuldhaft verursacht wurde.

4. Weitergabe von Daten an Dritte (Übermittlung)

Grundsätzlich stellt das Notariat die personenbezogenen Daten nicht anderen zur Verfügung. Allerdings ist es zur Erfüllung des Auftrages oder aus gesetzlichen Gründen erforderlich, die Daten an Dritte weiterzuleiten. Dies können Gerichte, Behörden, Rechtsvertreter oder sonstige beteiligte Dritte (auch Auftragsverarbeiter, die für uns tätig sind) sein. In diesem Fall erfolgt die Weitergabe der Daten ausschließlich auf Grundlage der DSGVO (aufgrund der erteilten Einwilligung, Erfüllung eines Vertrages, Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, etc.).
Als Notariat und im Rahmen des notariellen Tätigkeitsfeldes bezieht dieses regelmäßig auch Informationen von Betroffenen von dritter Stelle.
Das Notariat weist auch darauf hin, dass es sein kann, dass die personenbezogenen Daten an Empfänger (vgl. oben) außerhalb des Landes übermittelt werden. Das Notariat übermittelt die personenbezogenen Daten jedoch nur und ausschließlich auf Grundlage der DSGVO (angemessenes Datenschutzniveau bzw. das Setzen von Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau haben).

5. Speichern/Löschen von Daten

Das Notariat bewahrt die personenbezogenen Daten nicht länger auf als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Die Aufbewahrung der Daten erfolgt auch zu Beweismittelzwecken unter Berücksichtigung der Verjährungsfristen bzw. solange eine Inanspruchnahme (Haftung) möglich ist.